【初心者向け】ChatGPTの使い方と仕事を効率化する方法5選
「今日こそ早く帰りたい」「同僚と一杯行きたい」「趣味や副業にもっと時間を回したい」「でも、メール・資料・議事録が終わらない。」
そのような方にChatGPTはおすすめです。ChatGPTを使えば、作業の一部をAIに任せられ、仕事のスピードをあげることができます。その結果、自由に使える時間も増やせるでしょう。
本記事では、ChatGPTの基本と、実際の活用術をまとめました。
読み終えたらすぐ試せる内容です。ぜひ最後まで読んでください。
1. ChatGPTとは
この章では、ChatGPTとは何かを説明します。
1-1 ChatGPTは便利な会話型サービス
ChatGPTは、人間が入力した文章に合わせて返答する会話型AIです。情報整理や文章作成に加え、画像生成や雑談まで幅広く対応します。
提供はOpenAI社です。また公式サイトからメールアドレス等でアカウントを作成でき、同じアカウントでブラウザとスマホアプリの両方を使えます。
料金プランは無料、Plus、Proの3種類あります。お試しで使ってみたい、高頻度で使わない人は無料で十分です。混雑時でも比較的安定して使いたい、利用枠を広げたいならPlusが向きます。長文処理や重い推論を日常的に回すならProが適しています。仕様や価格は変わるため、最新情報は公式で確認してください。
ChatGPT の GPT-5 |OpenAIヘルプセンター
1-2 ChatGPTの基本の使い方
基本画面
ChatGPTにログインすると、上の画像のような画面が表示されます。具体的には左にサイドバー、中央に会話の内容が、下に入力欄という構成です。
新規チャットや過去の会話はサイドバーで操作します。質問や依頼は入力欄に書き、送信ボタンまたは Enter で送信します。PDFや画像は入力画面付近の「+」ボタンから添付可能です。
ChatGPT への質問の仕方
質問の仕方はシンプルで、プログラミング知識はいりません。
使い方は以下の通りです。
- 画面下の入力欄に、質問ややってほしい作業を書きます。
- 送信ボタンを押すか Enter キーで送信してください。
- 数秒後、中央の画面に回答が表示されます。
会話履歴の利用
ChatGPTでは会話を履歴として保存可能です。履歴を使うと、前回の続きからすぐ再開できます。
やり取りは自動で保存され、文脈も引き継がれるため、同じ説明を繰り返す手間が減ります。
また新規チャットには仮タイトルが付き、後から分かる名前に変更可能です。例えば仕事、プライベートのように項目ごとに別チャットに分けられます。
2.仕事を効率化するChatGPT活用術5選
この章では文章の下書き、メール返信などの5つの活用術を紹介します。
2-1レポートの下書きづくり
文章やレポートを白紙から書き始めるのは大変です。効率化のために最初にChatGPTで下書きを出しましょう。
出力方法は目的、結論、読み手などをChatGPTに入力する流れです。語調調整も可能で、具体的にはクライアントごとに表現を変えることもできます。
実際の活用イメージとして、例えば「社内の営業チームに配るレポート」を作るなら
「社内の営業チーム向けの今月のレポートの下書きを作成してください。冒頭に3行の要約を入れ、見出しを5本作り、各見出しの本文は200字前後で。文体はです・ます調でお願いします。」
と打つとレポートの下書きが出力されます。
2-2メール返信
丁寧なメールは、考える項目が多くて時間を取りがちです。
ChatGPTに宛先・伝えたいこと・期限・トーンを伝えると、返信の下書きが作成されます。
文体をそろえたいときは、自社の過去メールを1通添えると、近い雰囲気で整えてくれます。うまく出た指示はテンプレート化して保存するとより効率的です。
具体的なChatGPTに送信するテンプレートは以下の通りです。必要に応じて自分好みにカスタマイズしてください。
次のメールに返信文を作成してください。
条件: 宛先={相手名}／目的={要件}／期限={日付}／トーン=丁寧で簡潔
構成: 件名／本文（3段落以内）／署名
差出人={自分の署名}
元メール:
“”” {引用メール本文} “””
2-3.Excelでの関数の作成
ChatGPTでは関数を作成することもできます。関数名が分からなくても、やりたい計算を伝えればOKです。
ChatGPTに関数案を出してもらい時短しましょう。
例えば部門別の売上を計算したい場合
指示：「B列の部門が“営業”のとき、C列の売上を合計するExcel関数を教えて」
出力：=SUMIF(B:B,”営業”,C:C)
のように関数を作成できます。
またExcelをChatGPTに添付して作成することも可能です。
注意点として、ChatGPTが提案する関数は意図どおりに動かない場合があります。実際にセルへ入力し、結果を必ず確認してください。
2-4 議事録の作成
会議の後、議事録を作成する場合でも活用できます。
議事録は、文字起こしアプリ＋ChatGPTの組み合わせがおすすめです。
文字起こしアプリのおすすめはスマホアプリの『無限もじおこし』です。無料で時間制限なく文字起こしができます。
具体的には音声をテキスト化して渡せば、ChatGPTが整理して出力します。概要、参加者、決定事項等必要な出力項目をまとめるとさらに効率化できます。
2-5アイデア出し
ChatGPTを壁打ち相手にすると、上司や同僚に出しにくい曖昧な段階でもアイデアを具体化できます。
理由は2つあります。1つ目は予算・期限・目標などの前提をChatGPTに伝えれば、アイデアが具体化するからです。具体化すると、やることが明確になり、実行のイメージが湧きやすくなります。
2つ目は反対意見や代替案を出す指示もだすことができる点です。なぜなら肯定だけでは見落としがちなリスクや他の案との比較を洗い出せて、多角的な視野で検討できるからです。だから、アイデアの精度が上がります。
3.ChatGPTを安全に使うための２つのポイント
ChatGPTは便利な一方、使い方を誤るとミスやトラブルの原因にもなります。ここでは、特に注意したいポイントを2つに絞って解説します。
3-1.情報漏洩
ChatGPTの会話は、設定しだいで学習（モデル改善）に使われることがあります。機密や個人情報は入力しないのが基本です。そのうえで、学習への利用をオフにする設定を入れておくと安心です。設定は以下の通りです。
学習オフの設定
- 画面左下の「プロフィール」 から「 設定」を開く
- 「データコントロール」を開く
- 「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする
3-2.誤情報（ハルシネーション）
ChatGPTは、ハルシネーションと呼ばれる誤情報を作ることがあります。
例えば存在しないURLを示したり、実在しない制度名をそれらしく出力するなどです。
そのため、誤った情報を利用しないように以下のような対策をとりましょう。
- 事実は自分で検索して確認して、数値は電卓で再計算する。
- 根拠のリンクURLは必ず開き、記事の発信元や日付、著者を確認する。
- 法令・統計は最新のものか、そもそも存在するか確認する。
これらのひと手間を行うことで、情報の精度が上がります。
4.まとめ
本記事で紹介した活用術を取り入れることで業務を効率化できます。
まずは一つでも取り入れてみてください。
ChatGPTをうまく活用して、明日の仕事を少しでもラクにしていきましょう。
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